TIPPS
Wie verkaufen Organisatoren ihre Events: ein Einblick
„Wie übersteht man ein Event, ohne bankrottzugehen?" – diese Frage beschäftigt jeden: Unternehmer, Händler, PR-Experten und Eventveranstalter. Um darauf eine Antwort zu finden, hat 2Meet eine Unternehmensbefragung durchgeführt.

Wir leben im Zeitalter des Internets und der sozialen Netzwerke. Man kann Anzeigen schalten und Kunden akquirieren, ohne das Büro zu verlassen. Ein Eventbesuch eröffnet Ihnen jedoch die Möglichkeit, potenzielle Partner, Kunden und Investoren persönlich zu treffen. Sie können langfristige Beziehungen knüpfen, Ihre Marke bewerben und viele neue Kontakte potentieller Kunden sammeln, die letztendlich zu Gewinn und einer ergiebigen Zusammenarbeit führen.

Wir haben 57 Events analysiert 3 anonyme Einkäufer befragt, einige Tage am Telefon verbracht und einen Berg ausweichender Antworten von Verkäufern am anderen Ende der Leitung durchforstet. Die Voraussetzungen waren immer gleich: Wir wollen an einer Konferenz teilnehmen, also erklären Sie uns bitte, warum wir das tun sollten und wie unser Unternehmen von der Teilnahme profitieren wird.
Nachdem wir unsere Forschungsergebnisse analysiert hatten, lag das Ergebnis vor. Große, oftmals internationale Events mit einer langen Liste von renommierten Referenten und Vertretern von Behörden oder großer Unternehmen verkaufen die Tickets nach dem Prinzip „Komm, oder lass es". Viele erklären, dass ihr Event bereits berühmt ist und sie keine Werbung machen müssen. Die Tickets sind bereits ein halbes Jahr im Voraus ausverkauft. Unsere Untersuchung hat gezeigt, dass es sich dabei um Events in großen und ziemlich abgeschotteten Branchen handelt – hochkarätige Konferenzen, an denen nur sehr wenige Neueinsteiger der Branche teilnehmen. Die Veranstalter betonen, dass es keine vergleichbaren Konferenzen in Russland gibt, und damit haben sie recht. Das Vertriebsteam berechnet daher vor allem die Rendite. Und anstatt Tickets zu verkaufen, werden die Unternehmen bewertet, ob sie für die anderen Eventteilnehmer interessant sind. Networking wurde überhaupt nicht erwähnt, und wenn Networking überhaupt zur Verfügung stand, dann nur als zusätzliche Option, die sehr altmodisch organisiert war. Insgesamt hieß es durchwegs: „Wir gehen unseren eigenen Weg und fahren nicht auf der Autobahn der digitalen Kommunikation."

Andere vermarkten ihre Events in einem kleineren Rahmen. Sie erkennen die Bedürfnisse des Marktes und kennen das Networking. Aber es treten Probleme auf, wenn sie Zielvereinbarungsgespräche auf den Konferenzen organisieren wollen. Das Verkaufspersonal bietet langweilige Treffen bei einer Tasse Kaffee an, bei denen die Gespräche zufällig, ungesteuert und teilweise sogar vollkommen sinnfrei erfolgen. Man setzt auch auf Besprechungsräume oder sogar Call-Center-Dienste, um diese Treffen zu organisieren, wobei geschultes Personal den Bedarf des einen oder anderen Unternehmens bei dem Meeting bewertet. Dann gibt es noch ausgedruckte Listen der Teilnehmer, E-Mail-Listen und bestimmte Angebote, damit man zwischen den Ständen herumschlendern kann und dabei ohne einen konkreten Plan in vier Tagen 20.000 Quadratmeter abläuft.

Wieder andere fördern das Networking als den wichtigsten Wert des Events. Sie arbeiten aktiv an der Lösung von Problemen und beweisen Flexibilität beim Verkauf von Sponsoring-Paketen. Bei ihren Events bieten sie Messestände an und sprechen über alle verfügbaren Aktivitäten und die After-Show-Party. Sie beantworten ausweichend die Fragen zum Matchmaking (die Veranstaltung eines gezielten Treffens mit bestimmten Personen) und bitten manchmal darum, bestimmte Sachverhalte näher zu erläutern.
„Es gibt Events, bei denen nur die Besucherzahlen wichtig sind. Allerdings sind die Organisatoren zu nachlässig, wenn es darum geht, sich um Problembereiche zu kümmern, und machen sich oftmals nicht die Mühe, auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Viele wollen nicht einmal über Ihren Event sprechen – sie verschicken ausschließlich Informationen per E-Mail. Sie bemühen sich nicht um die Kunden. Meine Rechercheanrufe haben gezeigt, dass das Vertriebsteam umso härter arbeitet, je moderner das Thema des Events ist (IT, Spieleindustrie, Informationsbranche). Bei der Flexibilität bezüglich der Teilnahmebedingungen verhält es sich ähnlich".

Olga Chernyshova
die Marketingexpertin
„In allen Branchen zeigt sich ein bestimmtes Muster – Konferenzen gelten in der Regel nicht als Arbeit. Die Leute besuchen die Veranstaltung nur, um durch die Verkaufsstände zu schlendern oder sich „die Zeit zu vertreiben". Die Organisatoren, und oft sogar die Teilnehmer, denken überhaupt nicht daran, vor der Konferenz Kontakte zu knüpfen und Meetings einzuplanen. Man muss ihnen die Vorteile des gezielten Networkings erklären".

Kseniya Yarkova
2Meet-Projektmanagerin
„Leider wurde die Mehrheit der Organisatoren selbstgefällig. Einige Branchen wachsen so langsam, dass jährlich ein bis zwei Konferenzen ausreichen. Die Teilnehmer kennen sich bereits und es gibt einfach keine neuen Teilnehmer. Die Event-Organisatoren sind mit der bisherigen Besucherzahl zufrieden und suchen gar nicht nach neuen Lösungen."

Kristina Kulyomina
Managerin der Geschäftsentwicklung
Nach der Schlussanalyse zeigen sich zwei klare Gruppen. Die erste arbeitet nach den klassischen Maßstäben: vor allem die Rohstoffindustrien (Metallurgie, Bodenschätze usw.). Die zweite umfasst die modernen Branchen (IT, Design, Spiele usw.), welche die organisatorischen Herausforderungen mit modernen Methoden und Werkzeugen angehen.

Die erste Gruppe verfolgt Ansätze mit einer standardisierten und gelegentlich sogar lockeren Herangehensweise an das Geschäft. Diese Veranstalter sind mit dem zufrieden, was sie bereits erreicht haben. Die zweite Kategorie verkauft ihre Events aktiv an Sponsoren und Teilnehmer – ihre Organisatoren suchen zur Umsatzsteigerung nach frischen und modernen Möglichkeiten bei Technik und Marketing.

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die Branche der Organisation von Konferenzen, Messen und Foren insgesamt wächst. Da wir ein Team sind, das es sich hauptsächlich zum Ziel gesetzt hat, die Organisatoren beim Verkauf von Tickets und Ständen zu unterstützen und die Anzahl der nützlichen Kontakte der Teilnehmer zu erhöhen, hat uns dieses Ergebnis angenehm überrascht.

In einigen Branchen bemühen sich die Organisatoren wirklich, die Bedürfnisse ihrer Kunden zu verstehen und ihnen auch nachzukommen. Sie wollen den Unternehmen helfen, nicht nur an dem Event teilzunehmen, sondern Treffen in Kundenkontakte umzuwandeln, nützliche Bekanntschaften zu machen, die Markenbekanntheit zu erhöhen und damit höhere Einnahmen zu erzielen.

Wir hoffen, dass es mit jedem neuen Jahr immer mehr zukunftsorientierte Menschen geben wird, die ihre Events nicht nur nach Gewinnstreben und einer langweiligen Routine ausrichten, sondern die auch die Vorteile und den Nutzen für ihre Kunden berücksichtigen.


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