TIPPS
Tipps zur Konferenzvorbereitung
Die Teilnahme an Konferenzen, Ausstellungen und Foren nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die Vorbereitung einer Konferenz kann einen ganzen Monat lang dauern. Die meisten Teilnehmer und Aussteller planen ihre Termine vor der Veranstaltung jedoch nicht sonderlich vorausschauend. Daher wird die Zeit am Ende oft knapp, um ein Treffen vor Ort zu organisieren. Häufig wandert man auch einfach ziellos zwischen den Ständen hin und her und verlässt sich auf sein Glück.

Wir haben eine kurze Liste zusammengestellt, wie Sie Ihre Vorbereitungszeit für die Konferenz strukturiert einteilen können, um Ihre Produktivität und viele andere Faktoren erfolgreich zu steigern.

Der Schlachtplan

Ehe Sie sich endgültig dazu entschließen, an einer Konferenz, Ausstellung oder einem Forum teilzunehmen, sollten Sie zuerst einmal festlegen, was Ihr eigentliches Ziel ist. „Sehen und gesehen werden" ist nicht der schlechteste Plan, aber man sollte ihn zusätzlich optimieren. Klare Ziele führen zu einem klaren Aktionsplan. Informieren Sie sich stets im Voraus über die Referenten, Aussteller und Ehrengäste. Konzentrieren Sie sich auf die Geschäftspartner, die am besten zu Ihnen passen – etwa für das
Networking, zum Kennenlernen neuer oder potenzieller Partner und Kunden, zum Knüpfen von Kontakten mit Referenten usw. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Ziele hinsichtlich der Bedeutung – und zwar in absteigender Reihenfolge. Für diesen Schritt sollten Sie mindestens 3 bis 4 Wochen einplanen.

Vorbereitungen

Infomieren Sie sich, ob es eine Event-App oder vielleicht einen anderen Service gibt, um die Meetings zu planen und Updates zu erhalten. Registrieren Sie sich und füllen Sie alle erforderlichen Informationen aus – über sich selbst und Ihre Konferenzziele. Finden und kontaktieren Sie andere Teilnehmer/Aussteller und bieten Sie an, ein Treffen mit potenziellen Kunden oder Partnern zu vereinbaren. Planen Sie Ihre Zeit entsprechend Ihres Reiseplans. Analysieren Sie den Eventplan bereits im Vorfeld, um den perfekten Tagungsort auszuwählen, damit sich niemand verirrt, wenn er dorthin unterwegs ist.

Taktische Manöver

Planen Sie Ihre Zeit so ein, dass Sie nie zu spät von einem Eventsort zum anderen kommen, und halten Sie sich stets ein Zeitfenster frei, falls Stornierungen auftreten oder ein Meeting verschoben wird. Besuchen Sie Präsentationen, die für Sie am interessantesten und informativsten sind, und planen Sie die anderen Meetings darum herum, um allen das Leben zu erleichtern. Planen Sie für wichtige Meetings mindestens ganze Stunde ein – und 30 Minuten für neue Kontakte/Treffen und Begrüßungen. So gestalten Sie Ihren Zeitplan ausgewogen, damit Sie nicht schon um die Mittagsstunde erschöpft und ausgelaugt sind.

Vorbereitungen im Vorfeld

Bereiten Sie sich angemessen vor und informieren Sie sich, welche Unternehmen bei dem Event anwesend sein werden. Wenn möglich, sollten Sie schon zuvor Kontakt mit ihnen aufnehmen – per E-Mail oder Messenger. Veranstaltungen, bei denen zwischen 500 und 1 Personen erwartetet werden, nutzen oft eine spezielle App, um die Teilnehmer bei der Planung zu unterstützen. Diese Apps stehen gewöhnlich mindestens einen Monat im Voraus zur Verfügung. Sie sind äußerst wichtig, um Besprechungen zu planen und mehr über die Teilnehmer erfahren.

Langsam wird es ernst

Analysieren Sie ihre bisher gewonnenen Erkenntnisse und arbeiten Sie eine Liste von Themen aus, um in das Gespräch einzusteigen, und denken Sie darüber nach, welche Souvenirs oder Geschenke Sie für die Meetings oder Ihren Stand mitbringen sollten. Sie müssen unbedingt den Schwerpunkt des Events analysieren und die kulturellen Gepflogenheiten der Region zu berücksichtigen, in der das Event veranstaltet wird. Bei Events in den MENA-Ländern sind beispielsweise viel mehr männliche Teilnehmer anwesend, also lassen Sie die rosa Armbänder mit Ihrem Firmenlogo besser zu Hause in der Schublade. Wählen Sie stattdessen lieber dezentere Farbtöne und traditionellere Präsente wie Stifte und Notizbücher.

Es geht rund

Schwierige Meetings werden am besten beim Mittagessen abgehalten. Psychologen glauben, dass ein Treffen beim Essen eine ruhige Atmosphäre schafft – Gespräche verlaufen daher produktiver und die letzten Ecken und Kanten werden dabei geglättet.

Aufklärung

Bitten Sie immer um eine Einladungsbestätigung für den Veranstaltungsort und den Termin – dies sorgt für Ruhe und Entspannung. Eine Woche vor Ihrer Reise können Sie sich gerne noch einmal erkundigen, ob weiterhin alles nach Plan läuft und alle anwesend sein werden. Nur so wissen Sie garantiert, dass sich Ihre Geschäftsreise lohnt und Sie dabei keine Zeit verschwenden.

Закажите демонстрацию возможностей сервиса

Покажем как сервис может повысить эффективность вашего мероприятия

В удобное для вас время

Демонстрация ни к чему вас не обязывает

Ответим на все ваши вопросы
Заказать демострацию
Демонстрация займет всего 30 минут
Мы свяжемся с вами в течение 30 минут