TIPPS
Alles hängt von den Zahlen ab: So finden Sie den perfekten Veranstaltungstermin
Damit ein Event erfolgreich verläuft, muss jeder Schritt sorgfältig durchdacht werden. Bei der Organisation von Ausstellungen, Foren oder Geschäftstreffen ist alles entscheidend: der Ort der Veranstaltung, die Farbe der Stühle und Dekorationen, der Klang, die Beleuchtung. Am wichtigsten ist aber das Datum, denn der Termin bestimmt den Erfolg eines Events.

Die Wahl des Eventtermins ist ein Prozess, der viel Vorbereitung, eine gründliche Analyse und jede Menge Detailarbeit erfordert. Das Datum, an dem Sie Ihr Event planen, kann sich auf die Anzahl der wichtigen Gäste, die Teilnehmer, die Qualität der Redner und den Gesamteindruck des Unternehmens auswirken.

Wir haben eine kleine Prüfliste zusammengestellt, mit der Sie den richtigen Termin für Ihre Konferenz, Ihre Ausstellung oder Ihr Forum finden können.
Fangen Sie damit an, die Möglichkeiten zu verwerfen, die definitiv keine Optionen darstellen. Streichen Sie die Ferienmonate und die Nebensaison der Branche. Streichen Sie außerdem Termine, an denen bereits Events veranstaltet werden, die direkt mit Ihrem Event in Konkurrenz treten oder die ein ähnliches Publikum anlocken. Sie sollten versuchen, im Monat Ihres Events einzigartig zu sein.

Nun streichen Sie offizielle, religiöse und gesetzliche Feiertage. Jeder Mensch ist anders, und selbst wenn Sie selbst gerne das ganze Wochenende durcharbeiten, möchten sich andere vielleicht das Wochenende freihalten, an einem Feiertag lieber in die Kirche gehen oder eine Familienfeier besuchen.

Wenn Sie die restlichen Termine jetzt durchdenken, streichen Sie alle Montage. Warum? Denken wir einmal darüber nach. Wer will sich schon am Anfang der Woche eine Konferenz zumuten?

Alle Termine, die jetzt noch übrig bleiben, eigen sich für Ihr Event perfekt.
Gehen wir noch ein wenig näher darauf ein. Wenn Ihr Event auf die Geschäftswelt abzielt, deren Mentalität vor allem geschäftlich und bildungspolitisch geprägt ist, entscheiden Sie sich für einen Mittwoch, Donnerstag oder Freitag. Bis zur Wochenmitte hat sich der Arbeitsrhythmus der potenziellen Teilnehmer bereits eingependelt und sie sind energiegeladen, für produktive Meetings bereit und können neue Informationen gut verarbeiten.

Bei B2C-Events ist das jedoch anders. Hier müssen Sie vor allem auf die Freizeit Ihrer Käufer Rücksicht nehmen. B2C-Messen und B2C-Foren werden am besten am Wochenende veranstaltet: Dies sorgt für höhere Teilnehmerzahlen und eine bessere Rentabilität des Events.

Ausnahmen

Bei jeder Regel gibt es Ausnahmen – das gilt natürlich auch für die Veranstaltungsbranche: wie etwa in Situationen, in denen Sie die ausgetretenen Pfade ein wenig verlassen müssen. Ein Beispiel: Ihre Veranstaltung kann mit internationalen Feiertagen oder thematischen Ereignissen verknüpft werden. Wenn Sie eine medizinische Konferenz organisieren und beispielsweise der weltweite Tag der Organspende in diesen Zeitraum fällt, sollten Sie dieses Datum als Konferenztermin wählen und die Verbindung betonen. Eine derartige PR-Maßnahme wird eine größere Anzahl von Teilnehmern anlocken.
PS: Wenn Sie ein Event an einem besonderen Tag Ihres Unternehmens oder am Jubiläum Ihrer Firma planen, ist der Wochentag unwichtig, egal ob es sich dabei um einen Montag oder einen Donnerstag handelt. Dieser Bezug reicht, um den Erfolg des Events zu garantieren.









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