TIPPS
On organizing networking activities at business events
Anna Lastovka
Direktorin im Veranstaltungswesen
1. Ein wenig zum Hintergrund. Erzählen Sie uns von Ihrem Unternehmen und seinen Aktivitäten: Welche Veranstaltungen führen Sie durch, wie sind die Erfahrungen Ihres Unternehmens?

Die Firma Smile-Expo führt bereits seit 13 Jahren Veranstaltungen durch. Unsere erste Veranstaltung fand in Moskau statt. Das war die Ausstellung EAAPA, bei der es um Unterhaltungs- und Parkausstattung ging. Insgesamt hat das Unternehmen bereits über 250 Veranstaltungen in den Ländern Europas, der GUS und Asiens durchgeführt.

Derzeit bieten wir Veranstaltungen in 40 verschiedenen Bereichen an, sowohl im B2B- als auch im B2C-Format. Dazu gehören insbesondere die Bereiche künstliche Intelligenz, Blockchain, Affiliate-Marketing, Additiv-Technologien, Biohacking, Cybersport und vieles mehr.

2. Welche Veranstaltungen sind für Sie als Organisator die interessantesten und herausforderndsten hinsichtlich der Gestaltung und Durchführung? Was genau macht deren Schwierigkeit aus, welche Aspekte können Sie hervorheben?

Wir differenzieren nicht zwischen „interessant" und „uninteressant" bei unseren Projekten. Das Unternehmen wählte von Anfang an innovative, trendige und man könnte sogar sagen „hype-mäßige" Richtungen als Stoßrichtung seiner Tätigkeit aus.

Meistens agieren wir als Vorreiter bei der Organisation von Veranstaltungen zu einem bestimmten Thema. Das kann man wohl auch als die Hauptschwierigkeit bezeichnen. Der Markt ist nicht immer bereit, sie zu akzeptieren. Smile-Expo hat als erstes Unternehmen in den GUS-Staaten Events zum Thema 3D-Druck, Vaping und Blockchain organisiert.

Mehr noch - die Konferenzen der Reihe „Blockchain & Bitcoin Conference", die wir in 24 Ländern der Welt durchgeführt haben, waren in vielen von ihnen die ersten und einzigartigen ihrer Art. Es hat Jahre gedauert, bis die Branchenveranstaltungen so weit verbreitet waren wie heute. Unser Unternehmen agiert als Innovator und sogar als eine Art Gesetzgeber unter den Event-Veranstaltern.
3. Lassen Sie uns über Networking sprechen. Unseren Umfragen und Daten zufolge sehen immer mehr Aussteller und Gäste von Geschäftskonferenzen, Messen und Foren den Hauptwert einer Veranstaltung in der Möglichkeit, gezielte Meetings zu organisieren. Wie sehen Sie das aus Sicht des Veranstalters, stimmt das?
Natürlich. Messen und Konferenzen sind darauf ausgerichtet, Unternehmen und ihre potenziellen Kunden zusammenzubringen. Die Aussteller kaufen eigentlich keinen Stand von 2×2 Meter, sondern die Möglichkeit, ihr Produkt der Zielgruppe zu präsentieren, Partner und Investoren zu finden.

Unsere Veranstaltungen sind international ausgerichtet und werden von vielen ausländischen Gästen besucht, mit dem Ziel, ihre Geschäftstätigkeit in verschiedenen Regionen zu entfalten. Der Event fungiert als eine Art Business-Plattform, die sie an einem Ort und zur gleichen Zeit zusammenführt, um profitable Geschäfte abzuschließen.

4. Wenn wir uns die Veranstaltungsbranche als Torte vorstellen, welcher Anteil von Besuchern und Ausstellern hat Ihrer Meinung nach jetzt den Bedarf an Networking? Wie hat sich der Bedarf an gezielten Meetings in den letzten Jahren verändert?
Wie bereits erwähnt, veranstalten wir sowohl B2B- als auch B2C-Veranstaltungen. Beim Format B2C ist das Verhältnis etwa 50:50. Natürlich beinhalten sie auch Networking, aber der Teil der Unterhaltung ist genauso wichtig.

Was das B2B-Format im Allgemeinen und Konferenzen im Besonderen betrifft, so macht das Networking 100% der Torte aus. Aus diesem Grund versammeln sich die Teilnehmer und Besucher dort. Natürlich sind die Berichte der Referenten wichtig, doch die Möglichkeit, sich mit diesen Experten über das Thema Ihres Unternehmens zu unterhalten ist noch wertvoller.

Was die Veränderungen der letzten Jahre betrifft, so war die Einstellung der Besucher früher eher vom Kennenlernen geprägt. Heute werden B2B-Veranstaltungen von Unternehmen als die Hauptquelle für neues Publikum wahrgenommen. Das gilt nicht nur für Aussteller, sondern auch für Besucher, die zu den Veranstaltungen mit einem konkreten Ziel kommen, nämlich um die Liste ihrer Geschäftskontakte zu erweitern.

5. Was ist Ihrer Erfahrung nach bei Besuchern und Ausstellern die beliebteste Art, sich kennenzulernen und Geschäftstreffen zu arrangieren?
Es gibt wohl kaum ein Format, das beliebter ist als eine After-Party. Bei informeller Atmosphäre, bei Essen und Trinken entspannen sich die Gäste und werden locker. Es ist für sie einfacher, Rat einzuholen oder ihre Geschäftsvorschläge Experten und Teilnehmern zu präsentieren. Wie man so schön sagt, beim Essen lässt sich über alles leichter reden.
6. Haben Sie schon Erfahrungen mit automatisierten Systemen zur Terminvereinbarung gemacht (Anwendung oder Service)? Erzählen Sie uns von dieser Erfahrung. Wie sehr hat es Ihnen geholfen, was war eher hinderlich?
Nein, wir verwenden keine Drittanbieterdienste, um Prozesse innerhalb des Unternehmens zu automatisieren. Wir verfügen über ein gut koordiniertes Team von Spezialisten, zu dem Manager, Marketing-Fachleute, Entwickler usw. gehören. Bisher haben wir noch keine Anwendung gesehen, die ihre Arbeit auch nur teilweise übernehmen könnte.

7. Welche der vielen Networking-Möglichkeiten (Mailingliste, Networking-Bereiche, Anwendung) haben sich bei Ihren Veranstaltungen als sehr effizient erwiesen?
Wie ich bereits erwähnt habe, bevorzugen die Teilnehmer Partys, die von uns oder unseren Partnern nach der Veranstaltung organisiert werden. Positives Feedback erhalten wir auch zu den Networking-, Lounge- und VIP-Bereichen, die ein integraler Bestandteil der Veranstaltungen sind.

8. Tragen Ihrer Meinung nach verschiedene Unterhaltungsangebote und Aktivitäten (Integration sozialer Medien, Live-Videoproduktionen, Live-Übertragungen, usw.) zur produktiven Vernetzung bei? Oder sollten diese Richtungen vielleicht geteilt werden? Gibt es ein konkretes Beispiel aus Ihrer Praxis?
Wir nutzen aktiv alle von Ihnen genannten Möglichkeiten, sowohl im Rahmen der Vorbereitung als auch direkt auf den Veranstaltungen. Es ist nicht nötig, diesen Komplex aufzuteilen, aber Sie können ihm bei Bedarf weitere Aktivitäten hinzufügen, unter Berücksichtigung der Besonderheiten eines konkreten Projekts.

Als Beispiel kann ich Ihnen unser Spielfestival WEGAME nennen, das im April 2019 zum fünften Mal in Kiew stattfand. Da haben wir zum ersten Mal das ARG-Format (Alternate Reality Game) verwendet. Dabei handelt es sich nicht um VR/AR-Spiele, diese werden seit vielen Jahren von unseren Ausstellern gezeigt. Es wurde eine interaktive Mission kreiert, deren Aufgaben Teilweise im Rahmen der Ausstellung und teilweise in den sozialen Netzwerken zu lösen waren. Das Feedback war sehr positiv.

9. Erzählen Sie uns von einer Veranstaltung, bei der Sie das Networking äußerst erfolgreich organisiert haben. Wie ist Ihnen das gelungen?
Ich kann keinen einzelnen Event herausgreifen, denn das ist der Hauptzweck jedes einzelnen von ihnen.
10. Gibt es Veranstaltungen, bei denen das Networking mit Sicherheit überflüssig ist? Gab es solche Fälle in Ihrer Praxis?

Networking ist niemals überflüssig. Es ist jedoch zu beachten, dass es in verschiedenen Formaten stattfinden kann. Natürlich ist ein für eine Geschäftskonferenz ideal geeignetes Format nicht immer für eine Unterhaltungsmesse oder ein Festival geeignet.

Aber es gibt beispielsweise auch den Lounge-Bereich, der sich sowohl als Ergänzung zum Business-Bereich einer Konferenz als auch als Ort der entspannten Kommunikation im Rahmen einer Ausstellung eignet. Networking hat selbst auf den komplett als B2C-Veranstaltungen ausgerichteten Events seinen Platz. Auch dort werden nützliche Bekanntschaften geschlossen und Geschäfte gemacht.

11. Welche Bereiche erfordern vor allem ein organisiertes Networking?

Alle, meiner Meinung nach. Wie ich bereits erwähnt habe, haben wir etwa 40 Themenbereiche, die alle ein qualitativ hochwertiges Networking benötigen. Einige etwas weniger, andere mehr, jedoch ist es unmöglich, nur einige herauszugreifen.

Derzeit bereiten wir uns aktiv auf sechs Projekte vor. Kyiv iGaming Affiliate Conference 2019 (26. September in Kiew) und Georgia iGaming Affiliate Conference (18. Oktober in Tiflis) – das sind Konferenzen zum Thema Affiliate-Marketing. Neben dem Networking auf den Veranstaltungen selbst werden dazu natürlich auch After-Partys gehören, bei denen VIP-Gäste frei mit Referenten und Ausstellern interagieren können.

Auf der Veranstaltung zu modernen Methoden zur Erhaltung von Gesundheit und Langlebigkeit „Biohacking Conference Moscow" (19. September in Moskau) wird der größte Teil der Geschäftskommunikation in der Demo-Zone erfolgen. Die neunte Konferenz zum Thema Blockchain und Kryptowährungen „Blockchain Conference Moscow" (3. Oktober in Moskau) wird einen separaten Networking-Bereich beinhalten.

Auf der Ausstellung für additive Technologien „3D Print Expo 2019" (4.-5. Oktober in Moskau) wird es einen besonderen Bereich „Business und Lounge" geben. Selbst die Unterhaltungsmesse der Vaping-Industrie „VAPEXPO Moscow 2019" (30. November - 1. Dezember) kommt nicht ohne einen separaten Bereich für Erholung und Kommunikation aus.

12. Was würden Sie als Organisator bei der Gestaltung einer Veranstaltung am liebsten weglassen, können es aber auf keinen Fall tun? Wenn es ein solches Thema, eine solche Sache oder Methode gibt, aus welchem Grund kann sie bei einer Konferenz nicht weggelassen werden?
Wir versuchen, unsere Events ständig zu verbessern und zu aktualisieren. Nach jedem einzelnen erfolgt eine gründliche Analyse, wird Feedback von Besuchern, Teilnehmern, Referenten und dem Team eingeholt. Wenn etwas auftaucht, das man weglassen sollte, tun wir es und fügen im Gegenzug etwas Neues und Nützliches hinzu. Deshalb gibt es so eine „Sache" im Moment nicht.

13. Wie lange wird es Ihrer Einschätzung nach dauern, bis die Veranstaltungsbranche vollständig digitalisiert wird und die alten Methoden der Vernetzung in Form von Kaffeepausen und zufälligen Treffen aufgibt?
Darüber kann ich keine Vorhersagen machen. Diese Frage gilt eher Ihnen, 2meet.biz. Wenn Sie und Ihre Kollegen, die solche Dienste anbieten, die Organisatoren über deren unbestreitbare Wirksamkeit und Nützlichkeit informieren und überzeugen, dann wird das Eis brechen. Wir warten auf Informationen über Ihre neuen Erfolge.

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