TIPPS
Multitasking bewältigen, ohne die Produktivität zu verlieren
In einem unserer vorherigen Artikel sprachen wir über Burnout am Arbeitsplatz und dessen Ursachen. Stress, die Unfähigkeit auszuruhen, die Fülle an Informationen - all das führt auf die eine oder andere Weise zu einem kritischen Kraftverlust. Heute wollen wir über ein weiteres Phänomen im Leben des modernen Menschen sprechen - das Multitasking.

Multitasking ist die Fähigkeit, zwei oder mehr Dinge parallel zu erledigen, ohne dabei die Produktivität zu verlieren. Möglicherweise ist dies die bedeutendste Falle des 21. Jahrhunderts. Es gibt viel zu tun - für nur einen Menschen. Hier liegt auch schon das Hauptproblem: Der Versuch, zwei Hasen gleichzeitig zu hetzen, führt oft dazu, dass die Laufgeschwindigkeit sinkt, die Zielgenauigkeit und Häufigkeit der Schüsse nachlässt und die Jagd sich über Wochen oder gar Monate hinzieht.

Bevor wir einige Techniken vorstellen, die Ihnen beim Erhalt der Produktivität unter Multitasking-Bedingungen helfen können, ist es wichtig zu verstehen, worin hier die Schwierigkeit liegt.

Das gleichzeitige Bearbeiten von zwei, drei oder fünf Aufgaben erfordert einen systematischen Ansatz, der unglaublich schwer zu meistern ist. Andernfalls wird Multitasking schnell zu einer Überlastung - und plötzlich bleiben wir jeden Tag schon 2 Stunden länger bei der Arbeit, und der Chef weist immer öfter auf Fehler hin.

Im weiteren Verlauf wächst das Problem wie ein Schneeball. Wir arbeiten immer mehr, verlieren die Konzentration, haben nicht mehr genügend Zeit und Kraft für elementare Dinge. Schließlich vergessen wir, der Mutter zum Geburtstag zu gratulieren oder sogar den Lebensmitteleinkauf für zu Hause.

Lässt sich der Wahnsinn nicht aufhalten, muss er beherrscht werden. Multitasking gehört nun mal zu unserem Leben dazu, und man kommt wohl kaum vollständig ohne aus. Es gibt jedoch durchaus Methoden, es zu kontrollieren und eine Situation zu schaffen, in der ungelöste Probleme, Projekte und Aufgaben Sie nicht in den Wahnsinn treiben.

1. Das Gehirn trainieren

Unser Gehirn braucht Training. Ohne tägliche Aktivität verkümmert es einfach, wie dies bei unbenutzten Muskeln der Fall ist. Das Lernen von Fremdsprachen, handschriftliches Schreiben, Lösen von Gleichungen und das Lesen von gedruckten Büchern trägt dazu bei, das Gehirn zu trainieren.

2. Hintergrundberieselung abschalten

In der heutigen Welt werden wir von überall mit Informationen bombardiert, so dass wir unwillkürlich selbst dann Multitasking-Szenarien herbeiführen, wo dies unnötig ist. Der Fernseher zu Hause, das Internet in der Pause, Telefonate am Steuer - alles das lenkt ab und zerstreut die Aufmerksamkeit immer mehr. Beim Kochen wird die Fernsehshow angeschaut, beim Autofahren wird die Korrespondenz erledigt, beim Mittagessen wird gearbeitet. Unser Rat: Konzentrieren Sie sich, schalten Sie die Hintergrundberieselung aus und lernen Sie, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.

3. To-do-Listen erstellen

Einer der einfachsten Tipps, der dennoch von 99 % der Menschen ignoriert wird, lautet: halten Sie Ihre Aufgaben schriftlich in einer Liste fest. Am besten auf Papier und handschriftlich, mit einem separaten Blatt für jeden neuen Tag.

Die Vorgehensweise:


Wir erstellen eine Liste der Aufgaben
Am Ende des Tages streichen wir die erledigten Aufgaben durch
Unerledigte Aufgaben übertragen wir auf den nächsten Tag

Diese Einfachheit und Übersichtlichkeit wirkt wahre Wunder. Wenn Sie sich das zur Gewohnheit machen und die Kunst der Priorisierung erlernen, wird der Wechsel zwischen den Aufgaben immer weniger Zeit in Anspruch nehmen und die für die Aufgaben benötigte Zeit wird verkürzt.

4. Delegieren

Zweitschwierigster Punkt bei der Umsetzung: lernen, Aufgaben weiterzugeben und sich von anderen helfen zu lassen. Es ist wichtig, Aufgaben und Befugnisse mit anderen teilen zu können, ohne alles sich selbst aufzubürden. Andernfalls ist die Zahl der Aufgaben irgendwann einfach nicht mehr zu bewältigen.

5. „Nein" sagen

In dem Bemühen, nützlich und unersetzlich zu erscheinen, leiden wir oft darunter, dass wir niemandem etwas abschlagen können. Man bittet uns, bei diesem Projekt zu helfen, etwas zu verschicken, eine Präsentation oder einen Bericht zu machen - als Folge kommt zu unseren eigenen Aufgaben ein Haufen von Aufgaben der Kollegen hinzu. Das Resultat ist Stress, Druck, Fehler und Ausschuss.

6. Sich konzentrieren

Auch die Fähigkeit zur Fokussierung der Aufmerksamkeit muss entwickelt werden. Am besten nutzen Sie die stumpfsinnigsten Aufgaben für das Training. So bringen Sie Ihre Aufmerksamkeit dazu, Ihnen zu gehorchen und zur richtigen Zeit aktiviert zu werden.
Nachdem wir unsere Forschungsergebnisse analysiert hatten, lag das Ergebnis vor. Große, oftmals internationale Events mit einer langen Liste von renommierten Referenten und Vertretern von Behörden oder großer Unternehmen verkaufen die Tickets nach dem Prinzip „Komm, oder lass es". Viele erklären, dass ihr Event bereits berühmt ist und sie keine Werbung machen müssen. Die Tickets sind bereits ein halbes Jahr im Voraus ausverkauft. Unsere Untersuchung hat gezeigt, dass es sich dabei um Events in großen und ziemlich abgeschotteten Branchen handelt – hochkarätige Konferenzen, an denen nur sehr wenige Neueinsteiger der Branche teilnehmen. Die Veranstalter betonen, dass es keine vergleichbaren Konferenzen in Russland gibt, und damit haben sie recht. Das Vertriebsteam berechnet daher vor allem die Rendite. Und anstatt Tickets zu verkaufen, werden die Unternehmen bewertet, ob sie für die anderen Eventteilnehmer interessant sind. Networking wurde überhaupt nicht erwähnt, und wenn Networking überhaupt zur Verfügung stand, dann nur als zusätzliche Option, die sehr altmodisch organisiert war. Insgesamt hieß es durchwegs: „Wir gehen unseren eigenen Weg und fahren nicht auf der Autobahn der digitalen Kommunikation."

Andere vermarkten ihre Events in einem kleineren Rahmen. Sie erkennen die Bedürfnisse des Marktes und kennen das Networking. Aber es treten Probleme auf, wenn sie Zielvereinbarungsgespräche auf den Konferenzen organisieren wollen. Das Verkaufspersonal bietet langweilige Treffen bei einer Tasse Kaffee an, bei denen die Gespräche zufällig, ungesteuert und teilweise sogar vollkommen sinnfrei erfolgen. Man setzt auch auf Besprechungsräume oder sogar Call-Center-Dienste, um diese Treffen zu organisieren, wobei geschultes Personal den Bedarf des einen oder anderen Unternehmens bei dem Meeting bewertet. Dann gibt es noch ausgedruckte Listen der Teilnehmer, E-Mail-Listen und bestimmte Angebote, damit man zwischen den Ständen herumschlendern kann und dabei ohne einen konkreten Plan in vier Tagen 20.000 Quadratmeter abläuft.

Wieder andere fördern das Networking als den wichtigsten Wert des Events. Sie arbeiten aktiv an der Lösung von Problemen und beweisen Flexibilität beim Verkauf von Sponsoring-Paketen. Bei ihren Events bieten sie Messestände an und sprechen über alle verfügbaren Aktivitäten und die After-Show-Party. Sie beantworten ausweichend die Fragen zum Matchmaking (die Veranstaltung eines gezielten Treffens mit bestimmten Personen) und bitten manchmal darum, bestimmte Sachverhalte näher zu erläutern.
„Es gibt Events, bei denen nur die Besucherzahlen wichtig sind. Allerdings sind die Organisatoren zu nachlässig, wenn es darum geht, sich um Problembereiche zu kümmern, und machen sich oftmals nicht die Mühe, auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Viele wollen nicht einmal über Ihren Event sprechen – sie verschicken ausschließlich Informationen per E-Mail. Sie bemühen sich nicht um die Kunden. Meine Rechercheanrufe haben gezeigt, dass das Vertriebsteam umso härter arbeitet, je moderner das Thema des Events ist (IT, Spieleindustrie, Informationsbranche). Bei der Flexibilität bezüglich der Teilnahmebedingungen verhält es sich ähnlich".

Olga Chernyshova
die Marketingexpertin
„In allen Branchen zeigt sich ein bestimmtes Muster – Konferenzen gelten in der Regel nicht als Arbeit. Die Leute besuchen die Veranstaltung nur, um durch die Verkaufsstände zu schlendern oder sich „die Zeit zu vertreiben". Die Organisatoren, und oft sogar die Teilnehmer, denken überhaupt nicht daran, vor der Konferenz Kontakte zu knüpfen und Meetings einzuplanen. Man muss ihnen die Vorteile des gezielten Networkings erklären".

Kseniya Yarkova
2Meet-Projektmanagerin
„Leider wurde die Mehrheit der Organisatoren selbstgefällig. Einige Branchen wachsen so langsam, dass jährlich ein bis zwei Konferenzen ausreichen. Die Teilnehmer kennen sich bereits und es gibt einfach keine neuen Teilnehmer. Die Event-Organisatoren sind mit der bisherigen Besucherzahl zufrieden und suchen gar nicht nach neuen Lösungen."

Kristina Kulyomina
Managerin der Geschäftsentwicklung
Nach der Schlussanalyse zeigen sich zwei klare Gruppen. Die erste arbeitet nach den klassischen Maßstäben: vor allem die Rohstoffindustrien (Metallurgie, Bodenschätze usw.). Die zweite umfasst die modernen Branchen (IT, Design, Spiele usw.), welche die organisatorischen Herausforderungen mit modernen Methoden und Werkzeugen angehen.

Die erste Gruppe verfolgt Ansätze mit einer standardisierten und gelegentlich sogar lockeren Herangehensweise an das Geschäft. Diese Veranstalter sind mit dem zufrieden, was sie bereits erreicht haben. Die zweite Kategorie verkauft ihre Events aktiv an Sponsoren und Teilnehmer – ihre Organisatoren suchen zur Umsatzsteigerung nach frischen und modernen Möglichkeiten bei Technik und Marketing.

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die Branche der Organisation von Konferenzen, Messen und Foren insgesamt wächst. Da wir ein Team sind, das es sich hauptsächlich zum Ziel gesetzt hat, die Organisatoren beim Verkauf von Tickets und Ständen zu unterstützen und die Anzahl der nützlichen Kontakte der Teilnehmer zu erhöhen, hat uns dieses Ergebnis angenehm überrascht.

In einigen Branchen bemühen sich die Organisatoren wirklich, die Bedürfnisse ihrer Kunden zu verstehen und ihnen auch nachzukommen. Sie wollen den Unternehmen helfen, nicht nur an dem Event teilzunehmen, sondern Treffen in Kundenkontakte umzuwandeln, nützliche Bekanntschaften zu machen, die Markenbekanntheit zu erhöhen und damit höhere Einnahmen zu erzielen.

Wir hoffen, dass es mit jedem neuen Jahr immer mehr zukunftsorientierte Menschen geben wird, die ihre Events nicht nur nach Gewinnstreben und einer langweiligen Routine ausrichten, sondern die auch die Vorteile und den Nutzen für ihre Kunden berücksichtigen.


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