Почему совещания никто не любит? Памятка руководителю

Согласно исследованию Harvard Business Review, 65% старших менеджеров считают, что совещания мешают им работать, а 71% назвал собрания непродуктивными и неэффективными. Почему такая слава у подобных организационных собраний? Только потому, что большинство руководителей люди не умеют их проводить.

2meet рекомендует завести несколько простых правил, чтобы ваши совещания проходили с пользой, а сотрудники более охотно реагировали на них:

1) Не созывайте тех, кто на совещании не нужен.
Например, у начальника может возникнуть желание искупления своего невнимания к некоторым сотрудникам пригласить их на собрание, однако если человек там не пришей рукав, то все может получиться с точностью до наоборот — он будет высказывать некомпетентные идеи, к нему не будут прислушиваться и как итог — он будет чувствовать себя еще более ненужным. Собирайте людей, которым есть что сказать по повестке.

2) Всегда фиксируйте и проговаривайте принятые решения.
Для того, чтобы не забыть о важных вещах, до которых удалось совместно договориться, обязательно назначьте человека, который будет записывать главные мысли собрания. Запрашивайте обратную связь прямо на собрании — было ли всем ясно то, что сейчас прозвучало? Повторяйте, если это необходимо — многие просто стесняются показаться глупыми и предпочтут промолчать, оставшись с нерешенными задачами наедине.

3) Назначайте ответственных за выполнение задач.
Когда звучит формулировка “мы решили”, “договорились?” — это не гарантирует исполнения распоряжения. Если речь о чем-то личном для каждого сотрудника, попросите каждого о небольшой отчетности вам в мессенджер по исполнении, если речь о каком-то общественно-полезном деле — назначайте ответственного и срок, в который вы спросите его о результатах.

4) Давайте людям подготовиться к совещаниям.
Анонсируя совещания вы можете напомнить о том, что вы хотели бы услышать от каждого сотрудника — будь то отчет о проделанной работе или обсуждение, что подарить коллегам на 8 марта. Подготовка помогает быстрее решать вопросы и сокращать бесполезное время на совещании.

5) Четко фиксируйте время начало и время конца совещания.
У каждого сотрудника должно быть понимание, когда начнется и когда закончится встреча, чтобы распланировать свои обязанности без потери продуктивности, помните об этом.

6) Не давите и давайте высказаться всем.
Конечно, все зависит от заведенного порядка и корпоративных стандартов у вас в компании, однако совещание именно так и называется, потому что на нем приятно общаться и слушать друг друга. В конце концов вы можете узнать более интересные точки зрения на проблему, о которых вы даже не догадывались. Ведь учесть всё невозможно, а выслушивая всех вы повышаете шансы на успех.

Установите 2Meet на любое устройство

Доступно на всех популярных платформах
Мы всегда вам рады
Самара, Московское шоссе 4, стр. 9, офис 1304Б
Попробовать сервис 2Meet
Если хотите попробовать сервис на своём мероприятии —
оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами.