TIPPS
Die Rolle des Projektmanagers bei einer Konferenz-App: warum er benötigt wird oder wer dafür sorgt, dass der Service ordnungsgemäß funktioniert
- Hallo! Guten Tag, ich brauche eine App für meine Veranstaltung!
- In Ordnung, wann soll sie stattfinden?
- Übermorgen! Ich zahle jeden Preis!
- Mm-hmm ... Alles klar, machen wir!
Ein Gespräch, das jeder Verkäufer und Projektmanager kennt. Es ist nicht schwer zu erraten, dass es danach im Büro zu brodeln beginnt, alle Mitarbeiter in hektische Betriebsamkeit verfallen und die Rauchsäule der rauchenden Köpfe am anderen Ende der Stadt zu sehen ist. Natürlich kann ein zuverlässiges Unternehmen die Integration des Produkts in eineinhalb Tagen bewältigen, aber ist das der richtige Ansatz seitens des Veranstalters?

Der Projektmanager (kurz PM) wird Ihnen sagen, dass dieser Ansatz grundsätzlich falsch ist. Darüber hinaus wird er hinzufügen, dass für einen komfortablen und erfolgreichen Start einer mobilen Anwendung zum Organisieren einer Veranstaltung mindestens 30 Tage benötigt werden.

Warum müssen Sie einen ganzen Monat einplanen, um eine Event-App zu starten, und welche Rolle spielt der PM in diesem Prozess?

1. Vorlauf

Wenn der Organisator einer Ausstellung, Konferenz oder eines Forums erwartet, dass die App von den Teilnehmern zur Vereinbarung zielgerichteter Treffen auf der Veranstaltung aktiv genutzt wird, sollte sie mindestens einen Monat im Voraus gestartet werden. Auf diese Weise haben Gäste, Aussteller und Referenten genügend Zeit, sich gegenseitig kennenzulernen, Informationen übereinander einzuholen und vor allem Treffen zu organisieren. Darüber hinaus fungiert die App als eine zusätzliche Werbeplattform für Ihre Sponsoren, auf der nicht nur Anzeigen geschaltet, sondern auch „Push-Nachrichten" an die Teilnehmer verschickt werden können. Wie die Praxis zeigt, ist dies ein wesentliches Plus beim Schnüren und beim Verkauf von Sponsoring-Paketen.

2. Branding und äußeres Erscheinungsbild

In dieser Phase kommt der Projektmanager ins Spiel. Der Start der App ist ein sehr wichtiges Ereignis. Wenn es sich nicht um eine individuelle App handelt, stellt der Organisator dem Manager Quellenmaterial für Branding, Logos, Karten, das Programm der Veranstaltung, notwendige Bilder und Dateien zur Verfügung. Anschließend werden mit dem PM das Erscheinungsbild der App, die angeforderten Funktionen und das Endergebnis abgestimmt. So wird innerhalb des Service eine eigene Konferenz erzeugt, deren Teilnehmer sich mit Hilfe von Zugangscodes anmelden. Dafür sollten 5 bis 7 Tage veranschlagt werden.

Für die Entwicklung einer eigenständigen App mit eigenem Symbol im AppStore oder GooglePlay sollten für deren Start weitere 30 Tage eingeplant werde, so dass die Arbeit zwei Monate vor dem Ereignis beginnen sollte.

Die dritte Option - die sparsamste, aber nicht die zuverlässigste - besteht darin, Zugang zu den Administratorrechten zu erhalten und die App selbstständig zu modifizieren. Die Schulung des Veranstalters und seiner Mitarbeiter dauert nur wenige Stunden, und ihr weiteres Vorgehen wird nicht mehr kontrolliert. Wie die Praxis jedoch zeigt, hat sich gerade diese Option als die schwierigste erwiesen.

3. Start

Auch nach dem Start der App ist der Manager unverzichtbar. Nachdem sie gemäß den vereinbarten Parametern gestartet wurde, beginnt die App für den Organisator zu arbeiten. Teilnehmer registrieren sich, kommunizieren, vereinbaren Termine - das führt dazu, dass neue Aussteller, Referenten und vor allem Sponsoren hinzukommen. In dieser Phase ist es wichtig, einen engen Kontakt mit dem Projektmanager herzustellen, der dem Organisator hilft, durch Hinzufügen und Bearbeiten der Inhalte schnell auf alle Änderungen zu reagieren.

4. Statistik

Der dem Projekt zugeordnete Manager bleibt immer erreichbar und steht für die Beantwortung aller Fragen im Zusammenhang mit der App-Funktion zur Verfügung. Die qualitativ hochwertige Arbeit des PM, der das Produkt von A bis Z kennt, wird dem Veranstalter helfen, ein positives Image aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus geben die ständig aktualisierten Statistiken über Aufrufe, Besuche und Treffen Aufschluss darüber, wo die Arbeit der Veranstaltung stagniert und wo sie im Gegenteil erfolgreich durchgeführt wird. Ein detaillierter Bericht bringt zusätzliche Vorteile gegenüber den Sponsoren.

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