Советы
Как готовиться к конференции?
Посещение конференций, выставок или форумов — долгий процесс, к которому нельзя подходить халатно. Подготовка к поездке может занять целый месяц. Часто на подготовительный процесс большинство гостей и экспонентов отводят слишком мало времени, что приводит к неструктурированной работе и случайным встречам, если не вовсе к праздному перемещению между стендами в надежде на русский «авось».

Мы разобрались, как же структурировать подготовку к деловой поездке так, чтобы вынести из неё максимум пользы и даже больше.

План битвы

На этапе решения поехать на тот или иной форум, конференцию или выставку, нужно понять, что вы хотите получить от поездки. «Других посмотреть и себя показать» — неплохой план, но он совсем не рабочий. Из правильно определённых целей будет складываться ваш дальнейший путь. Внимательно изучите спикеров, экспонентов и гостей. Выберете тех, кто соответствует установленным задачам, будь-то нетворкинг, встречи с новыми или потенциальными партнёрами и клиентами, знакомство со спикерами и т.д. Расположите задачи в порядке важности: от большего к меньшему. В идеале на такую работу заложить минимум 3-4 недели.

Арт-подготовка

Выясните, внедрено ли у мероприятия приложение или другой сервис назначения встреч и распространения информации. Зарегистрируйтесь, укажите полную информацию о себе и целях присутствия на выставке. Найдите целевые контакты, связывайтесь и предлагайте встречи тем людям, которые потенциально могут стать вашими новыми клиентами или партнёрами. Распределяйте время согласно разработанному графику. Заранее изучите карту мероприятия, выберите такое место встречи, чтобы ни вам, ни партнёру не потеряться на территории проведения мероприятия.

Тактические манёвры

Время следует распределить так, чтобы успевать перемещаться из одной локации в другую, при этом стоит заложить буферное время на случай отмены и переноса встречи. Не забывайте о докладах и выступлениях, выберите интересные и информативные, забронируйте время под них — так будет проще ориентироваться в расписании. На важные и объёмные встречи закладывайте не меньше часа, на новые контакты и обмен информацией — до получаса. Так вы сможете найти временной баланс, чтобы к середине дня не выйти из игры.

Наведение на цель

Проведите исследование, выясните, какие представители интересных вам компаний будут участвовать в выставке. По возможности, установите личный контакт в мессенждере или по почте. Мероприятия, рассчитанные на 500-1000 человек, чаще всего используют мобильные приложения, которые помогают участникам заранее распределить время. Часто такое приложение начинает работу минимум за месяц до мероприятия. Там можно назначать встречи и подробно изучать информацию о компаниях.

Вооружение

На основании изученной информации составьте список тем для так называемых small talks, продумайте подарки, которые можно взять на встречу или разложить на стенде. Не забудьте изучить тематику мероприятия и культурные особенности региона, в которой направляетесь. Например, если вы собрались в регион MENA и на конференции ожидается большое количество участников-мужчин, то не следует брать с собой цветные силиконовые браслеты, лучше остановить выбор на сдержанных цветах и обойтись классическими ручками или блокнотами.

Генеральное сражение

Сложные переговоры предлагайте провести за обедом. Психологи утверждают, что пища и спокойная атмосфера помогут урегулировать любые вопросы и сгладить острые углы.

Разведка боем

Всегда просите подтверждения приглашения с точным местом и временем, чтобы быть уверенным во встрече. За неделю до поездки уточните, не изменились ли планы и не отменилась ли поездка партнёра, с которым вы наметили переговоры. Только так вы будете уверены в том, что время не будет потеряно, и деловая поездка пройдёт с максимальной пользой.

Закажите демонстрацию возможностей сервиса

Покажем как сервис может повысить эффективность вашего мероприятия

В удобное для вас время

Демонстрация ни к чему вас не обязывает

Ответим на все ваши вопросы
Заказать демострацию
Демонстрация займет всего 30 минут
Мы свяжемся с вами в течение 30 минут