Проекты
Кейс: Приложение 2Meet на Translation Forum Russia. Как push-уведомления экономят время организаторов
ПРЕДИСЛОВИЕ

В Санкт-Петербурге прошла масштабная международная конференция переводчиков и локализаторов Translation Forum Russia. В качестве платформы для общения и назначения встреч участники и гости использовали мобильный сервис 2Meet.

Мы поговорили с техническим директором Бизнес-бюро Ассоциации переводчиков и одним из организаторов Translation Forum Russia Алексеем Кисловым. Он рассказал о процессе работы с приложением для конференций и сложностях, которые возникали при внедрении.

ЗАДАЧИ

Translation Forum Russia — это 726 человек гостей, спикеров и посетителей. Множество лекций, семинаров и обучающих секций. Перед организаторами стояли сложные задачи:


1
Создать экосистему конференции и связать всех гостей друг с другом удобным и эффективным способом
2
Организовать нетворкинг и назначение целевых встреч на мероприятии
3
Создать интерактивную среду
4
Предоставить пользователям легкий доступ к программе и навигации
У нас уже был опыт работы с онлайн-приложениями для конференций и мероприятий, и мы, к сожалению, не увидели значимого эффекта. Думаю, тогда, несколько лет назад, подобные сервисы еще не были так актуальны.

В этом году наши коллеги, которые входят в программный комитет, решили воспользоваться ивент-приложением на Translation Forum Russia. Проведя анализ рынка, мы остановились на приложении 2Meet, которое подходило нам по функционалу. К тому же, нам удалось договориться о партнерских условиях с компанией-разработчиком.

Алексей Кислов
технический директор Бизнес-бюро Ассоциации переводчиков, организатор Translation Forum Russia
ВНЕДРЕНИЕ

За месяц до старта конференции началось внедрения приложения. Руководила процессом и осуществляла работу Анна Михайлова, проектный менеджер компании 2Meet.
Перед ней стоял ряд важнейших задач:

— создать разделы навигации, чтобы каждый посетитель смог найти нужный лекционный зал или выставочный стенд;

загрузить программу мероприятий для 4 разных потоков, которая включала в себя список лекций, семинаров и языковых секций;

заполнить раздел спонсоров со всеми представленными кликабельными логотипами партнеров форума.
Во время ивента Анна руководила рассылкой пуш-уведомлений, писем и объявлений от лица организаторов, а также активно общалась с пользователями.

В течение 3 дней мероприятия она отвечала на обращения по следующим темам:
Затруднения со скачиванием приложения и регистрацией;
Трансфер участников до отеля и другие передвижения;
Передача контактов посетителей спикерам после лекций и секций.
Кроме того, в приложение была добавлена навигация в двух вариантах. Благодаря загруженной заранее карте участники Translation Forum Russia не испытывали трудностей с тем, чтобы добраться до места проведения мероприятия.
Городская карта, на которой отмечено место проведения мероприятия и прилегающая инфраструктура
Как сообщили организаторы, данные для наполнения приложения находились в разных источниках и форматах, все пришлось собирать по частям. Это затрудняло работу, но в итоге есть и плюсы. Теперь все промо-материалы, контакты и базы для рассылок собраны в одном месте.
Раздел со спонсорами в приложении 2Meet
— Мы специально не включали приложение в спонсорский пакет: странно было бы предложить спонсорам купить место в сервисе, когда контракты уже заключены и договоренности достигнуты. Думаю, что в будущем нужно закладывать еще больше времени на внедрение приложения, — рассказал Алексей Кислов.
ЗАПУСК

Приложение стало доступно для скачивания за неделю до старта конференции. Во время мероприятия организаторы использовали пуш-уведомления, создавали рассылки об изменениях в программе и обмене контактами. Это избавило их от необходимости делать аудиообъявления или расклеивать информацию об изменениях на стены.
Приложение всегда под рукой, в то время как бумажная раздатка имеет свойство теряться. Люди постоянно спрашивают брошюры, даже если уже получили их до этого.
Алексей Кислов, организатор Translation Forum Russia
Как показывает практика, рассылка пуш-уведомлений через приложение 2Meet оказывается менее конфликтной, чем email-рассылка. В случае экстренных изменений в программе «пуши» срабатывают оперативнее и не вызывают негативной реакции. Кроме того, они не захламляют почтовые ящики и не создают эффект заспамленности
Реальная ситуация использования пуш-уведомлений:
После одной из лекций модератор не успел собрать контакты всех присутствующих для информационной рассылки. Вместо того чтобы расклеивать объявления и вещать по громкоговорителю, организаторы воспользовались приложением: создали письмо с просьбой поделиться контактами и выслали его всем пользователям
Во время мероприятия была обеспечена полная проектная поддержка приложения. Пользователи могли обратиться к менеджеру с любым интересующим вопросом.
За 3 дня форума приложением воспользовались 182 человека. Больше всего, согласно статистическим данным, пригодилась интерактивная программа: 339 событий было добавлено участниками в планировщик.
Полезной оказалась и пуш-рассылка, с помощью которой анонсировали изменения в программе и другие объявления от организаторов. Также связь с организаторами поддерживалась и в чате пользователей с администратором.
Анна Михайлова, проектный менеджер компании 2Meet
ИТОГ

В итоге организаторам удалось охватить менее 50% посетителей форума. В сервисе зарегистрировались 182 человека, они отправили друг другу 1215 сообщений. Кроме того, были назначены 3 целевые встречи и добавлены в планировщик 339 событий.

Я думаю, что небольшое количество назначенных встреч связано с форматом мероприятия. Translation Forum Russia выполняет в первую очередь образовательную и лекционную функции, и программа оказалась достаточно насыщенной, так что у посетителей могло просто не остаться времени на индивидуальные встречи.

Анна Михайлова
Проектный менеджер 2Meet

Алексей Кислов
технический директор Бизнес-бюро Ассоциации переводчиков, организатор Translation Forum Russia
Сейчас я прекрасно понимаю, что наполнять приложение и запускать рассылки надо заранее. Месяца для внедрения оказалось мало. Нужно информировать посетителей всеми доступными способами: размещать посты в соцсетях, устраивать рассылки по базам, а также на самом мероприятии распространять инструкцию о том, как установить приложение и пользоваться им. Думаю, все эти действия в конечном итоге увеличат количество пользователей.
Тем не менее те, кто зарегистрировался в приложении, активно добавляли в свое расписание мероприятия из программы и переписывались друг с другом.

Организаторы использовали сервис для мгновенной доставки сообщений об изменениях в программе и дополнительных обновлениях, не создавая спама в почтах гостей и партнёров. О работе приложения на форуме лучше всего скажут результаты опроса посетителей.
TFR — большое динамичное мероприятие. Большое из-за нескольких потоков и динамичное из-за неизбежных изменений. Приложение 2Mееt оказалось очень удобным инструментом для отслеживания изменений и составления личного плана участия. Хочется пожелать организаторам конференции активнее обновлять данные, например о смещении времени начала сессий или изменении помещения (одно такое оповещение поступило с опозданием). Словом, оболочка работает хорошо, осталось дело за содержимым. Функционалом организации встреч я не пользовался, т. к. для связи со знакомыми людьми есть много других каналов.

Павел Дунаев
начальник отдела переводов «Спортмастер» Россия
Команда 2Meet продолжит рассказывать вам о своей работе, делиться успешными кейсами и информировать о новых трендах в ивент-индустрии. О том, как мобильные приложения помогают избавиться от раздаточного материала и зачем нужен проектный менеджер, вы можете прочитать в наших предыдущих статьях.

А каких "фишек" в 2Meet не хватает тебе? Напиши нам на info@2meet.biz

Закажите демонстрацию возможностей сервиса

Покажем как сервис может повысить эффективность вашего мероприятия

В удобное для вас время

Демонстрация ни к чему вас не обязывает

Ответим на все ваши вопросы
Заказать демострацию
Демонстрация займет всего 30 минут
Мы свяжемся с вами в течение 30 минут