Советы
11 советов, как написать деловое письмо и не облажаться
По подсчётам The Radicati Group, в 2018 году было отправлено и получено 281 миллиард электронных писем. При таких масштабах обмена информацией становится сложно создать письмо, которое выделилось бы в потоке объявлений, рассылок и спама. Команда 2Meet подготовила несколько полезных советов по созданию писем, которые не только наверняка будут открыты, но и окажутся информативными для партнёров.

Для начала стоит разобраться, какие цели вы преследуете, создавая такое письмо. Их можно разделить на 3 основные подгруппы.

«Холодное» письмо

– Ознакомительное. Речь идёт о знакомстве с продуктом, его преимуществах и проблемах, которые он решает. Главное, что вы никогда не видели собеседника и не общались с ним ранее. В целом — это старт диалога.

«Теплое» письмо

– Обратная ситуация. Вы уже знакомы с партнёром, и у вас есть темы для начала разговора.

Предложение встречи

– Название говорит само за себя. Этим письмом вы назначаете встречу или созвон в точное время, чтобы рассказать подробности возможной совместной работы.

Разобравшись с терминологией, перейдём непосредственно к советам.

1. Начнём с холодного письма. Первое, что нужно сделать для создания хорошего письма, — успокоиться и подойти к вопросу системно. Изучите собеседника и его компанию; детально проработайте вопрос его обязанностей и должности; если нужно, найдите его в LinkedIn.

– Будьте лаконичны и понятны. Помните о вашей главной цели — назначение встречи на конференции или скайп-созвона. Не распыляйтесь на эпитеты, чётко и ясно формулируйте ценность продукта, его задачи и боль, которую вы в силах решить.

– Уверенность и посыл. Избегайте сослагательных наклонений и всякого рода конструкций со словами «может быть» и «надеюсь» — это только помешает разбить лёд и завести small talk.

– Не расстраивайтесь, если с первого раза не удалось выйти на принимающее решения лицо. Чем больше людей выйдет на контакт и расскажет о бизнесе, тем больше информации будет у вас в кармане.

2. Тёплый контакт. Предположим, работа на конференции прошла успешно. У вас в кармане несколько визиток. Каждому, с кем вы поговорили, нужно отправить фидбэк — тезисы о разговоре: это продвинет сделку или как минимум закрепит отношения.

– Начните с главного — дайте повод открыть ваше письмо лаконичным описанием предыдущего контакта. Начать можно с фраз в стиле «Общались с вами...».

– Сформулируйте понятный контекст — с чем связано ваше письмо или обращение.

– Детально опишите follow up вашей предыдущей встречи: что обсуждали, к каким выводам пришли.

– Максимально чётко и корректно раскройте цель вашего письма. Избегайте лишней многословности. Если цель — напомнить о некоем действии, постарайтесь лаконично перейти к сути вашего вопроса.

3. Назначение встречи. Возможно, самая творчески свободная и интересная тема для письма.

– Как и в других случаях, необходимо сконцентрироваться на чётких, целевых формулировках и не распыляться на эпитеты, чтобы не тратить впустую время собеседника. Но не впадайте в крайность — слишком сухим письмо тоже быть не должно.

– Точно обозначайте время встречи или созвона. Место предлагайте сразу или запрашивайте в ответном письме.

– Избегайте формулировок вроде «Заранее спасибо». Простого «Спасибо» будет достаточно.

– Не стесняйтесь обозначить сроки подтверждения встречи или отказа от неё, а также время, в которое планируете следующее касание.

Закажите демонстрацию возможностей сервиса

Покажем как сервис может повысить эффективность вашего мероприятия

В удобное для вас время

Демонстрация ни к чему вас не обязывает

Ответим на все ваши вопросы
Заказать демострацию
Демонстрация займет всего 30 минут
Мы свяжемся с вами в течение 30 минут