TIPPS
Fünf Punkte, die Gäste und Besucher von Geschäftsveranstaltungen nerven
Wir leben mitten im 21. Jahrhundert. Moderne Trends sind inzwischen so sehr mit unserem Leben verwurzelt, dass man an praktischem Design, technischen Innovationen und der Mode kaum mehr vorbeikommt. Das hat selbst die Veranstaltungsbranche nicht unberührt gelassen: Es gibt QR-Codes bei der Registrierung, digitale Visitenkarten, mobile Apps und Web-Apps für das Suchen und Finden von Geschäftspartnern ­– dies alles kommt bei den meisten Events regelmäßig zum Einsatz. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass es noch immer einige altmodische Organisatoren gibt, die alle diese Innovationen für merkwürdig und beunruhigend halten.

Wir haben eine Liste der fünf ärgerlichsten Dinge zusammengestellt, mit denen sich die Teilnehmer bei Veranstaltungen noch immer herumschlagen müssen.

1. Handarbeit

Fangen wir ganz am Anfang an: unproduktive Handarbeit. Die Besucher und Gäste eines Events werden von einer Hostess und von Empfangspersonal begrüßt, die die Teilnehmer registrieren, Namensschilder verteilen und Listen erstellen. Selbst wenn sich jeder von ihnen die größte Mühe gibt, werden zwei Mitarbeiter keine 600 Gäste abfertigen können. Das Warten in der Schlange kann man natürlich als Gelegenheit zum Networking betrachten, aber dabei wird man kaum zukünftige Geschäftspartner treffen.

Und dann kommt der dicke Hund: auf Papier gedruckte Wegbeschreibungen im A4-Format, sorgfältig gefaltet, in eine Plastikmappe gesteckt und mit Klebeband versiegelt. Danach wartet ein langer und anstrengender Fußmarsch zwischen den Ständen auf die Konferenzgäste, der von endlosen Gesprächen unterbrochen wird, ehe man endlich die gewünschten Kontakte findet. Der Grund dafür ist, dass selbst die Mitteilungen, Briefe und Kontakte noch von Hand verteilt werden.

2. „Lustige" Redner

Kommen wir zum nächsten Punkt. Man hat sich durch die wartenden Massen gekämpft und die gemütlich am Empfang stehenden Mitarbeiter hinter sich gelassen. Jetzt steht man im Saal und will endlich mit dem Networking beginnen. Da übertönt die dröhnende Stimme des Konferenzleiters alle Gespräche. Er begrüßt die Gäste in der besten Manier des allnächtlichen Talkshow-Moderators mit einem stürmischen „Guten Tag, meine sehr verehrten Damen und Herren". Damit wird jede Unterhaltung im Keim erstickt. Auch wenn Sie schon den richtigen Kontakt gefunden haben, finden sie im ganzen Saal keine ruhige Ecke, in der Sie dieser allgegenwärtigen, durchdringenden Stimme entkommen können. Es werden Preise vergeben, Sponsoren gepriesen oder alle Teilnehmer werden eingeladen, sich sofort in den zweiten Stock zu begeben …

3. Verpflegung in den Kaffeepausen

Der Präsentator hat irgendwann endlich zu Ende gesprochen oder sogar die Bühne verlassen. Sie werden zu einer Kaffeepause eingeladen. Kaffee, ein Brötchen und ein kurzes Gespräch – jetzt kann doch eigentlich nichts mehr schiefgehen. Aber dann verbrennen Sie sich plötzlich die Hand, weil Sie heißes Wasser aus einer Metallkanne in einen Plastikbecher gießen. Und die Kekse aus dem Supermarkt um die Ecke sind auch kein Garant für die Kreativität der Organisatoren.

4. Stapel von Broschüren und Werbegeschenke


Das Ende der Konferenz naht. Alle Reden wurden gehalten, die Meetings sind abgeschlossen und die Kekse und der Kuchen verspeist – jetzt kommt der entspannende Teil! Noch bleibt Zeit für einen Bummel durch die Stadt. Aber da gibt es ein Problem: Sie halten drei bis vier Geschenktüten in jeder Hand, durch die selbst der ernsthafteste Unternehmer oder das einflussreichste Vorstandsmitglied zu einem Charakter aus einer Shopping-Sitcom wird. Sie müssen ein Taxi nehmen – und den Spaziergang durch die Stadt können Sie vergessen. Und das, obwohl die meisten Broschüren und Werbegeschenke zu Hause sowieso im Müll landen.

5. Internet

Und obendrauf ist da das Internet. Oder besser gesagt: kein Internet. Oder die Abdeckung ist mies. Dieses Problem tritt selbst bei den besten Konferenzen auf. Hierfür gibt es nur eine Lösung – das Budget muss für den Internetempfang erweitert werden. Sie sollten am besten am Tag vor der Konferenz überprüfen, ob alles ordnungsgemäß funktioniert.
Nachdem wir unsere Forschungsergebnisse analysiert hatten, lag das Ergebnis vor. Große, oftmals internationale Events mit einer langen Liste von renommierten Referenten und Vertretern von Behörden oder großer Unternehmen verkaufen die Tickets nach dem Prinzip „Komm, oder lass es". Viele erklären, dass ihr Event bereits berühmt ist und sie keine Werbung machen müssen. Die Tickets sind bereits ein halbes Jahr im Voraus ausverkauft. Unsere Untersuchung hat gezeigt, dass es sich dabei um Events in großen und ziemlich abgeschotteten Branchen handelt – hochkarätige Konferenzen, an denen nur sehr wenige Neueinsteiger der Branche teilnehmen. Die Veranstalter betonen, dass es keine vergleichbaren Konferenzen in Russland gibt, und damit haben sie recht. Das Vertriebsteam berechnet daher vor allem die Rendite. Und anstatt Tickets zu verkaufen, werden die Unternehmen bewertet, ob sie für die anderen Eventteilnehmer interessant sind. Networking wurde überhaupt nicht erwähnt, und wenn Networking überhaupt zur Verfügung stand, dann nur als zusätzliche Option, die sehr altmodisch organisiert war. Insgesamt hieß es durchwegs: „Wir gehen unseren eigenen Weg und fahren nicht auf der Autobahn der digitalen Kommunikation."

Andere vermarkten ihre Events in einem kleineren Rahmen. Sie erkennen die Bedürfnisse des Marktes und kennen das Networking. Aber es treten Probleme auf, wenn sie Zielvereinbarungsgespräche auf den Konferenzen organisieren wollen. Das Verkaufspersonal bietet langweilige Treffen bei einer Tasse Kaffee an, bei denen die Gespräche zufällig, ungesteuert und teilweise sogar vollkommen sinnfrei erfolgen. Man setzt auch auf Besprechungsräume oder sogar Call-Center-Dienste, um diese Treffen zu organisieren, wobei geschultes Personal den Bedarf des einen oder anderen Unternehmens bei dem Meeting bewertet. Dann gibt es noch ausgedruckte Listen der Teilnehmer, E-Mail-Listen und bestimmte Angebote, damit man zwischen den Ständen herumschlendern kann und dabei ohne einen konkreten Plan in vier Tagen 20.000 Quadratmeter abläuft.

Wieder andere fördern das Networking als den wichtigsten Wert des Events. Sie arbeiten aktiv an der Lösung von Problemen und beweisen Flexibilität beim Verkauf von Sponsoring-Paketen. Bei ihren Events bieten sie Messestände an und sprechen über alle verfügbaren Aktivitäten und die After-Show-Party. Sie beantworten ausweichend die Fragen zum Matchmaking (die Veranstaltung eines gezielten Treffens mit bestimmten Personen) und bitten manchmal darum, bestimmte Sachverhalte näher zu erläutern.
„Es gibt Events, bei denen nur die Besucherzahlen wichtig sind. Allerdings sind die Organisatoren zu nachlässig, wenn es darum geht, sich um Problembereiche zu kümmern, und machen sich oftmals nicht die Mühe, auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Viele wollen nicht einmal über Ihren Event sprechen – sie verschicken ausschließlich Informationen per E-Mail. Sie bemühen sich nicht um die Kunden. Meine Rechercheanrufe haben gezeigt, dass das Vertriebsteam umso härter arbeitet, je moderner das Thema des Events ist (IT, Spieleindustrie, Informationsbranche). Bei der Flexibilität bezüglich der Teilnahmebedingungen verhält es sich ähnlich".

Olga Chernyshova
die Marketingexpertin
„In allen Branchen zeigt sich ein bestimmtes Muster – Konferenzen gelten in der Regel nicht als Arbeit. Die Leute besuchen die Veranstaltung nur, um durch die Verkaufsstände zu schlendern oder sich „die Zeit zu vertreiben". Die Organisatoren, und oft sogar die Teilnehmer, denken überhaupt nicht daran, vor der Konferenz Kontakte zu knüpfen und Meetings einzuplanen. Man muss ihnen die Vorteile des gezielten Networkings erklären".

Kseniya Yarkova
2Meet-Projektmanagerin
„Leider wurde die Mehrheit der Organisatoren selbstgefällig. Einige Branchen wachsen so langsam, dass jährlich ein bis zwei Konferenzen ausreichen. Die Teilnehmer kennen sich bereits und es gibt einfach keine neuen Teilnehmer. Die Event-Organisatoren sind mit der bisherigen Besucherzahl zufrieden und suchen gar nicht nach neuen Lösungen."

Kristina Kulyomina
Managerin der Geschäftsentwicklung
Nach der Schlussanalyse zeigen sich zwei klare Gruppen. Die erste arbeitet nach den klassischen Maßstäben: vor allem die Rohstoffindustrien (Metallurgie, Bodenschätze usw.). Die zweite umfasst die modernen Branchen (IT, Design, Spiele usw.), welche die organisatorischen Herausforderungen mit modernen Methoden und Werkzeugen angehen.

Die erste Gruppe verfolgt Ansätze mit einer standardisierten und gelegentlich sogar lockeren Herangehensweise an das Geschäft. Diese Veranstalter sind mit dem zufrieden, was sie bereits erreicht haben. Die zweite Kategorie verkauft ihre Events aktiv an Sponsoren und Teilnehmer – ihre Organisatoren suchen zur Umsatzsteigerung nach frischen und modernen Möglichkeiten bei Technik und Marketing.

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die Branche der Organisation von Konferenzen, Messen und Foren insgesamt wächst. Da wir ein Team sind, das es sich hauptsächlich zum Ziel gesetzt hat, die Organisatoren beim Verkauf von Tickets und Ständen zu unterstützen und die Anzahl der nützlichen Kontakte der Teilnehmer zu erhöhen, hat uns dieses Ergebnis angenehm überrascht.

In einigen Branchen bemühen sich die Organisatoren wirklich, die Bedürfnisse ihrer Kunden zu verstehen und ihnen auch nachzukommen. Sie wollen den Unternehmen helfen, nicht nur an dem Event teilzunehmen, sondern Treffen in Kundenkontakte umzuwandeln, nützliche Bekanntschaften zu machen, die Markenbekanntheit zu erhöhen und damit höhere Einnahmen zu erzielen.

Wir hoffen, dass es mit jedem neuen Jahr immer mehr zukunftsorientierte Menschen geben wird, die ihre Events nicht nur nach Gewinnstreben und einer langweiligen Routine ausrichten, sondern die auch die Vorteile und den Nutzen für ihre Kunden berücksichtigen.


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