TIPPS
11 Tipps für einen gelungenen Geschäftsbrief
Gemäß den Berechnungen der Radicati Group wurden im Jahr 2018 etwa 281 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Bei einer solchen Informationsflut wird es schwierig, eine E-Mail zu verfassen, die sich vom Strom von Anzeigen, Massen-E-Mails und Spam abhebt. Das 2Meet-Team hat einige nützliche Tipps für die Erstellung von E-Mail vorbereitet, die nicht nur mit Sicherheit geöffnet werden, sondern auch für die Partner informativ sind.

Zu Beginn wäre es wichtig zu klären, welche Ziele Sie mit der E-Mail verfolgen. Man kann sie in 3 grundlegende Untergruppen gliedern.

„Kalter" Brief

- Vorstellungsschreiben. Hier ist die Rede vom Kennenlernen des Produkts, seiner Vorteile und der Probleme, die es löst. Das Hauptmerkmal dabei ist die Tatsache, dass Sie das Gegenüber nicht kennen und vorher noch keinen Kontakt zu ihm hatten. Es geht generell um den Beginn eines Dialogs.

„Warmer" Brief

- Die umgekehrte Situation. Sie kennen Ihren Partner bereits und Sie haben Themen, um ein Gespräch zu beginnen.

Angebot eines Treffens

- Der Name spricht für sich. Mit diesem Schreiben vereinbaren Sie ein Treffen oder ein Telefonat zu einem festgelegten Zeitpunkt, um Details einer möglichen Zusammenarbeit zu besprechen.

Nach dieser Klärung der Terminologie nun zu den Tipps.

1. Beginnen wir mit dem kalten Brief. Das erste, was Sie für das Verfassen eines guten Schreibens benötigen, sind innere Ruhe und ein systematischer Ansatz. Holen Sie detaillierte Informationen über Ihr Gegenüber und sein Unternehmen ein; klären Sie alle Fragen im Zusammenhang mit dessen Verantwortlichkeiten und der Position im Unternehmen; finden Sie die Person gegebenenfalls in LinkedIn.

- Formulieren Sie prägnant und verständlich. Denken Sie an Ihr Hauptziel – die Vereinbarung eines Treffens bei einer Konferenz oder eines Skype-Gesprächs. Vermeiden Sie wortreiche Erklärungen, präsentieren Sie vielmehr kurz und prägnant den Wert des Produkts, seinen Zweck und die Probleme, die Sie lösen können.

- Sicherheit und eine klare Botschaft. Vermeiden Sie Konjunktiv-Formulierungen und Konstruktionen mit „möglicherweise" und „hoffentlich" – sie hindern nur, das Eis zu brechen und zum Small Talk überzugehen.

- Seien Sie nicht besorgt, wenn es nicht gelingt, gleich beim ersten Mal zum Entscheidungsträger durchzudringen. Je mehr Leute sie kontaktieren und mit Ihnen über das Unternehmen sprechen, desto mehr Informationen werden Sie parat haben.

2. Warmer Kontakt. Nehmen wir an, dass die Konferenz ein Erfolg war. Sie haben ein paar Visitenkarten in der Tasche. Sie sollten jeder Person, mit der Sie gesprochen haben, ein Feedback senden – einige zusammenfassende Punkte zum Gespräch: Dies wird das Geschäft vorantreiben oder zumindest die Beziehung festigen.

- Beginnen Sie mit dem Wesentlichen – geben Sie dem Gegenüber mit einer prägnanten Beschreibung des vorangegangenen Kontakts einen Grund, Ihre E-Mail zu öffnen. Sie können mit Ausdrücken beginnen wie „Bei unserem letzten Gespräch ..."

- Formulieren Sie einen verständlichen Kontext, um zu klären, worum es in Ihrer E-Mail geht.

- Beschreiben Sie im Detail die Nachbereitung Ihres vorangegangenen Treffens: Was Sie diskutiert haben, zu welchen Schlussfolgerungen Sie gelangt sind.

- Formulieren Sie den Zweck Ihres Schreibens so präzise und klar wie möglich. Vermeiden Sie unnötige Weitschweifigkeit. Wenn das Ziel darin besteht, an einen bestimmten Vorgang zu erinnern, versuchen Sie, ohne Umschweife zum Kern Ihres Anliegens zu kommen.

3. Vereinbarung eines Treffens. Das ist möglicherweise das interessanteste Thema für eine E-Mail, das die meisten Freiheiten für die Kreativität bietet.

- Wie in allen anderen Fällen, ist es auch hier wichtig, sich auf klare, zielgerichtete Formulierungen zu konzentrieren und auf Weitschweifigkeit zu verzichten, um die Zeit des Gegenübers nicht zu verschwenden. Doch bitte keine Extreme – zu trocken sollte der Brief auch nicht ausfallen.

- Geben Sie eine genaue Uhrzeit des Treffens oder des Anrufs an. Schlagen Sie sofort einen Treffpunkt vor oder bitten Sie darum, ihn in einem Antwortschreiben zu nennen.

- Vermeiden Sie Formulierungen wie „Vielen Dank im Voraus". Ein einfaches „Danke" genügt.

- Genieren Sie sich nicht, eine Frist für die Bestätigung oder Ablehnung des Treffens festzulegen sowie den Zeitpunkt anzugeben, zu dem Sie den nächsten Kontakt planen.

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